Integritetspolicy – uthyrning till privatpersoner
Din integritet är viktig för oss.
Vi behandlar dina personuppgifter med omsorg och samlar bara in det som behövs. Oavsett om du är hyresgäst eller bostadssökande ska du känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. I denna policy beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter, varför vi gör det och vilka rättigheter du har.
För information om våra kontaktuppgifter och dina rättigheter hänvisar vi till vår huvudsida för personuppgiftshantering.
Detaljerad information om behandlingen av dina personuppgifter
I tabellerna nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilken laglig grund vi har för vår behandling.
När du söker bostad, parkering eller förråd
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Registrering av sökandeprofil | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, kommentar/fritext. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att administrera din sökandeprofil och kunna förmedla lediga objekt till dig. | Sökandeprofilen raderas om du inte varit aktiv i våra digitala tjänster under 180 dagar. |
| Ansökan om bostad | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, inkomst, uppgifter från kreditupplysning. | Artikel 6.1 b GDPR – Åtgärder före avtal; Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att ta kreditupplysning inför avtal. | Bostadssökande som inte varit aktiva i våra digitala tjänster under 180 dagar raderas. Ingås hyresavtal övergår uppgifterna till hyresförhållandet. |
| Ingående av hyresavtal | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, objektsnummer, avtalsnummer. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Under hyresförhållandet och därefter sju (7) år enligt bokföringslagen. |
| Nyckelkvittens | Namn, personnummer, födelsedatum, adress, telefon, e-post. Kommentar/fritext om bostaden (inte om personen). | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Personuppgifter gallras vid utkvittering av nycklar. |
När du hyr av oss
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Kommunikation & utskick till dig | Namn, adress, telefon, e-post, avtalsnummer. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse för den information som rör boendet. | När utskicket är verifierat och vi inte längre har något ändamål för att spara dina kontaktuppgifter. |
| Betalning och avier | Namn, personnummer, adress, kundnummer, fakturanummer, objektsnummer. Status på betalning, inkasso. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse, bokföringslagen. | Sju (7) år efter betald hyresavi + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Digitala tavlor, porttelefon, passagesystem & bokningssystem | Namn, lägenhetsnummer, ev. telefonnummer för porttelefon, taggar/koder i passersystem, bokningar, loggar i passersystem. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att administrera fastighetens tekniska system, hantera loggar och tillträde till gemensamma utrymmen. | Så länge hyresförhållandet pågår. Taggar och koder spärras/raderas vid avflyttning. |
| Felanmälningar, frågor & övriga ärenden | Namn, adress, telefon, e-post, ärendebeskrivning (fritext om bostaden och felet). | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Så länge ärendet är aktuellt och skälig tid därefter för uppföljning och garanti. |
| Byten och överlåtelser | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, intyg och underlag för bytet/överlåtelsen, ev. kreditupplysning på inflyttande hyresgäst. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse, hyreslagen. | Under hyresförhållandet och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Ansökan om andrahandsuthyrning | Förstahandshyresgästens namn och kontaktuppgifter samt andrahandshyresgästens namn, personnummer, adress, telefon, e-post. Skäl för andrahandsuthyrning och period. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse (12 kap. 39–41 §§ jordabalken). | Under tiden andrahandsuthyrningen pågår och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Störningsärenden | Namn, adress, telefon, e-post, beskrivning av störningen (fritext), ev. uppgifter om anmälaren. Undantagsvis särskilda kategorier av personuppgifter (t.ex. hälsa). | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att säkerställa boendemiljön och ta tillvara rättsliga anspråk. Särskilda kategorier av personuppgifter behandlas endast när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (artikel 9.2 f GDPR). | Tills ärendet är avslutat och skälig tid därefter. Vid rättslig åtgärd så länge anspråk kan göras gällande (preskriptionstid). |
När ditt hyreskontrakt är avslutat
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Uppsägning av avtal | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post, avtalsnummer, uppsägningsdatum och skäl. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal; Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse, bokföringslagen. | Sju (7) år + innevarande år efter avtalets upphörande enligt bokföringslagen. |
| Lägenhetsbesiktning | Namn, adress, telefon, signatur samt besiktningsprotokoll med fritext om bostadens skick. | Artikel 6.1 b GDPR – Fullgörande av hyresavtal. Lämnande av uppgifter är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra besiktning enligt hyresavtalet. | Besiktningsprotokollet bevaras så länge det behövs för att slutföra avflyttningen och hantera eventuella krav. Därefter anonymiseras uppgifterna så att endast uppgifter om bostadens skick finns kvar. |
| Visning av bostaden för ny hyresgäst | Avgående hyresgästs namn, adress och telefon (för att bokas in på visning). | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att samordna visning till ny hyresgäst i samband med uppsägning (jfr 12 kap. 26 § jordabalken). | Tills hyresförhållandet upphört och ny hyresgäst tillträtt. |
När du är andrahandshyresgäst
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| När du hyr av oss i andrahand | Namn, personnummer, adress, telefon, e-post och period för andrahandsavtalet. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att känna till andrahandshyresgästens identitet och kunna kommunicera om bostaden. | Tiden för andrahandsuthyrningen och därefter skälig tid. |
När du är god man, förvaltare, borgensman, anhörig eller fullmaktshavare
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| När du är borgensman | Namn, telefon, e-post, relation till hyresgästen och borgensåtagande. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det borgensåtagande du ingått med oss; Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse, bokföringslagen. | Så länge borgensåtagandet gäller och hyresavtalet löper, därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| När du är god man, förvaltare, anhörig eller fullmaktshavare | Namn, telefon, e-post, relation till hyresgästen, roll och ev. förordnande eller fullmakt. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att veta vem som företräder hyresgästen och kunna kommunicera i frågor som rör hyresförhållandet och bostaden. | Så länge rollen är aktuell och hyresavtalet löper, därefter skälig tid. |
När du vistas i någon av våra bostäder
När du vistas i någon av våra bostäder kan vi behöva behandla personuppgifter för att ta tillvara våra rättsliga anspråk. Det kan till exempel gälla störningar eller andra fall där någon bryter mot hyresavtalet.
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Att ta tillvara våra rättsliga anspråk | Namn, adress, beskrivning av händelse/avtalsbrott/störning, ev. ljud- eller bildmaterial samt korrespondens. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att ta tillvara våra rättsliga anspråk, till exempel vid störningar eller om någon bryter mot hyresavtalet. | Så länge rättsliga anspråk kan göras gällande (preskriptionstid). |
Varifrån uppgifterna kommer från?
De flesta uppgifter lämnar du själv till oss. Uppgifter om dig kan även komma från andra källor:
- Kreditupplysningsföretag – kreditupplysning inför avtal, byte, överlåtelse eller andrahandsuthyrning.
- Hyresgästen – uppgifter om dig som andrahandshyresgäst, god man, förvaltare, borgensman, anhörig eller fullmaktshavare samt intyg och underlag vid byten och överlåtelser.
- Andra boende, grannar, vår personal eller andra som uppmärksammat oss – uppgifter om störningar och andra händelser i våra bostäder.
Vilka kan vi komma att dela informationen med?
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter i större utsträckning än vad som behövs för de ändamål som anges i tabellerna ovan. Följande kategorier av mottagare kan få tillgång till uppgifterna:
- Personuppgiftsbiträden. Leverantörer som levererar, driftar och underhåller våra IT-system. De får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.
- Kreditupplysningsföretag, till exempel UC. Vid kreditprövning inför tecknande av hyresavtal samt vid byte eller överlåtelse av lägenhet och vid ansökan om andrahandsuthyrning.
- Entreprenörer och andra leverantörer i fastighetsdriften. Vid felanmälningar och övriga ärenden som åtgärdas av extern entreprenör.
- Bostadssökande och tillträdande hyresgäst. Avgående hyresgästs namn, adress och telefon när visning av bostaden ska samordnas inför ny uthyrning.
- Revisor. Vid revision av vår verksamhet.
- Skatteverket. Vid kontroll av räkenskapsinformation.
- Myndigheter, till exempel hyresnämnden och Kronofogdemyndigheten. Vid prövning av frågor som rör hyresförhållandet, vid indrivning av obetalda fordringar, samt i övrigt när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut.
- Ombud, motparter och domstol. Om det behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
- Socialtjänsten. I förekommande fall vid störningsärenden och andra ärenden där socialtjänsten behöver kopplas in.
- Polismyndigheten. Om vi vid misstanke om brott i enskilda fall gör en polisanmälan.