Integritetspolicy – uthyrning till kommersiella hyresgäster
Din integritet är viktig för oss.
Vi behandlar dina personuppgifter med omsorg och samlar bara in det som behövs. I denna policy beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter, varför vi gör det och vilka rättigheter du har.
För information om våra kontaktuppgifter och dina rättigheter hänvisar vi till vår huvudsida för personuppgiftshantering.
Detaljerad information om behandlingen av dina personuppgifter
I tabellerna nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilken laglig grund vi har för vår behandling
Under ansökningsförfarandet
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Intresseanmälan och kommunikation om lokaluthyrning | Namn, befattning, telefon, e-post, adress, eventuella önskemål om lokal. | Artikel 6.1 b GDPR – Åtgärder före avtalArtikel 6.1 f – Berättigat intresse av att hantera intresseanmälningar och kontakta potentiella hyresgäster. | Så länge intresset är aktivt och skälig tid därefter. Inaktiva intresseanmälningar gallras regelbundet. |
| Ingående av hyresavtal | Namn, företagsnamn, befattning, adress, telefon, e-post, personnummer (vid enskild firma), objektsnummer, avtalsnummer, uppgifter från kreditupplysning. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 f – Berättigat intresse av att kreditpröva motpart inför avtal. | Under hyresförhållandet och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Nyckelkvittens | Namn, företagsnamn, befattning, telefon, e-post. Kommentar/fritext om lokalen (inte om personen). | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Personuppgifter gallras vid utkvittering av nycklar. |
Under tiden som hyresförhållandet pågår
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Kommunikation & utskick | Namn, företagsnamn, befattning, adress, telefon, e-post, avtalsnummer. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 f – Berättigat intresse av att informera kontaktpersoner hos hyresgäst om frågor som rör lokalen. | När utskicket är verifierat och vi inte längre har något ändamål för att spara dina kontaktuppgifter. |
| Betalningar & avier | Namn, företagsnamn, adress, kundnummer, fakturanummer, avtalsnummer. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse, bokföringslagen | Sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Digitala tavlor, porttelefon, passagesystem & bokningssystem | Företagsnamn, telefonnummer för porttelefon, taggar/koder i passersystem, bokningar av gemensamma lokaler, loggar i passersystem. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 f – Berättigat intresse av att administrera fastighetens tekniska system, loggar och tillträde till gemensamma utrymmen. | Så länge hyresförhållandet pågår. Taggar och koder spärras/raderas vid avflyttning. |
| Felanmälningar, frågor & övriga ärenden | Namn, företagsnamn, adress, telefon, e-post, ärendebeskrivning (fritext om lokalen och felet). | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Så länge ärendet är aktuellt och skälig tid därefter för uppföljning och garanti. |
| Överlåtelse av hyreslokal | Namn, företagsnamn, befattning, adress, telefon, e-post, personnummer (vid enskild firma), intyg och underlag för överlåtelsen, eventuell kreditupplysning på övertagande hyresgäst. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse, hyreslagen (12 kap. jordabalken). | Avtalstiden och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Administration av andrahandsuthyrning | Förstahandshyresgästens namn, företagsnamn, kontaktuppgifter. Andrahandshyresgästens namn, företagsnamn, befattning, kontaktuppgifter, personnummer (vid enskild firma). Skäl och period. | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse (12 kap. jordabalken/hyreslagen). | Tiden för andrahandsuthyrningen och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
| Bokföringsskyldighet | Namn, företagsnamn, adress, kundnummer, fakturanummer, personnummer (vid enskild firma), bokföringsunderlag. | Artikel 6.1 c GDPR – Rättslig förpliktelse, bokföringslagen, inkomstskattelagen och skatteförfarandelagen. | Sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
Upphörande av avtal
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Uppsägning av hyresavtal | Namn, företagsnamn, befattning, adress, telefon, e-post, avtalsnummer, uppsägningsdatum, skäl, personnummer (vid enskild firma). | Artikel 6.1 b GDPR – AvtalArtikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse, hyreslagen och bokföringslagen. | Sju (7) år + innevarande år efter avtalets upphörande enligt bokföringslagen. |
| Avflyttningsbesiktning | Namn, företagsnamn, befattning, telefon, besiktningsprotokoll med fritext om lokalens skick, eventuella fotografier. | Artikel 6.1 b GDPR – Fullgörande av hyresavtal. Lämnande av uppgifter är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra besiktning enligt hyresavtalet; utan uppgifterna kan besiktningen inte slutföras. | Besiktningsprotokollet bevaras så länge det behövs för att slutföra avflyttningen och hantera eventuella krav. Därefter anonymiseras uppgifterna så att endast uppgifter om lokalens skick finns kvar. |
| Återlämnande av nycklar | Namn, företagsnamn, befattning, antal nycklar, datum för återlämnande. | Artikel 6.1 b GDPR – Avtal. | Tills nyckelhanteringen är slutförd och skälig tid därefter. |
Varifrån uppgifterna kommer från?
Är du kontaktperson hos en hyresgäst får vi normalt dina kontaktuppgifter från det företag du representerar, om du inte har lämnat dem till oss själv. Uppgifter om dig kan även komma från andra källor:
- Det företag du representerar – namn, befattning och kontaktuppgifter till dig som kontaktperson.
- Kreditupplysningsföretag, till exempel UC – kreditupplysning inför tecknande av hyresavtal och vid överlåtelse av hyreslokal, när hyresgästen eller den övertagande hyresgästen är en enskild firma.
- De parter som är berörda av en överlåtelse – intyg och underlag för överlåtelsen.
- Förstahandshyresgästen – uppgifter om dig som andrahandshyresgäst, till exempel namn, företagsnamn, befattning och kontaktuppgifter samt skäl och period för andrahandsuthyrningen.
Vilka kan vi komma att dela informationen med?
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter i större utsträckning än vad som behövs för de ändamål som anges i tabellerna ovan. Följande kategorier av mottagare kan få tillgång till uppgifterna:
- Medarbetare hos oss. Endast de medarbetare som behöver uppgifterna i sin roll, till exempel inom uthyrning, fastighetsförvaltning, kundservice och ekonomi.
- Personuppgiftsbiträden. Leverantörer som levererar, driftar och underhåller våra IT-system. De får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.
- Kreditupplysningsföretag, till exempel UC. Vid kreditprövning inför tecknande av hyresavtal och vid överlåtelse av hyreslokal, när hyresgästen är en enskild firma.
- Entreprenörer och andra leverantörer i fastighetsdriften. Vid felanmälningar och övriga ärenden som åtgärdas av extern entreprenör, samt vid avflyttningsbesiktning och åtgärder i lokalen efter besiktning.
- Revisor. Vid revision av vår verksamhet.
- Skatteverket. Vid kontroll av räkenskapsinformation.
- Myndigheter, till exempel hyresnämnden och Kronofogdemyndigheten. Vid prövning av frågor som rör hyresförhållandet, vid indrivning av obetalda fordringar, samt i övrigt när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut.
- Ombud, motparter och domstol. Om det behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.