INTEGRITETSPOLICY – LEVERANTÖRER OCH SAMARBETSPARTNERS
Din integritet är viktig för oss.
Vi behandlar dina personuppgifter med omsorg och samlar bara in det som behövs. I denna policy beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter, varför vi gör det och vilka rättigheter du har.
Detaljerad information om behandlingen av dina personuppgifter.
I tabellen nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilken laglig grund vi har för vår behandling.
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Kontakt med leverantörer och partners inom olika projekt. | Namn, e-postadress, telefonnummer, adress. | Artikel 6.1 f – Berättigat intresse av att kunna kontakta potentiella, befintliga och tidigare leverantörer och samarbetspartners. | Vi raderar dina uppgifter om du inte längre representerar organisationen eller om dina kontaktuppgifter inte längre är aktuella. Om vi har ingått avtal med din organisation sparar vi dina kontaktuppgifter enligt vad som anges under ”Avtal med leverantörer och partners”. |
| Anbud för projekt och andra tjänster | Namn, e-post, telefon, adress (kontaktpersoner och ansvariga hos anbudsgivare). | Artikel 6.1 f – Berättigat intresse av att ta emot och utvärdera anbud, dokumentera upphandlingsprocessen och kunna tillvarata rättsliga anspråk. Gäller kontaktpersoner och ansvariga hos anbudsgivande organisationer. Artikel 6.1 b – Behandlingen är nödvändig för åtgärder som vidtas på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås. Gäller endast när anbudsgivaren är en enskild näringsidkare | Anbudsunderlag och utvärdering bevaras under projektets ansvarstid, vanligen 10 år efter godkänd slutbesiktning enligt AB 04/ABT 06 kap. 4 § 7. |
| Avtal med leverantörer och partners | Namn, adress, telefon och e-post till företrädare och kontaktpersoner hos leverantörer, entreprenörer och konsulter. | Artikel 6.1 b – Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med leverantören/entreprenören respektive för att vidta åtgärder innan avtal ingås. Artikel 6.1 f – Berättigat intresse av att dokumentera avtalsförhållandet och kunna tillvarata rättsliga anspråk. | 10 år från entreprenadens godkända slutbesiktning, vilket motsvarar ansvarstiden enligt AB 04/ABT 06 kap. 4 § 7. |
| Hantera fakturering | Namn, kundnummer, personnummer (vid enskild firma), adress och e-post till leverantörer och fakturautställare. Fakturanummer och användar-ID förekommer i ekonomisystemet. | Artikel 6.1 b – Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal med leverantören. | Artikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen (1999:1078) att bevara räkenskapsinformation. Artikel 6.1 f – Berättigat intresse av att administrera och betala inkommande fakturor. Fakturaunderlag och annan räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078). |
| Administrera projekt | Namn, fakturanummer, kundnummer, telefon, e-post avseende leverantörer, entreprenörer och konsulter i projektet. | Artikel 6.1 b – Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal med leverantörer och entreprenörer i projektet | Artikel 6.1 c – Rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen samt vid myndighetsärenden (bygglov, bygganmälan, kontrollansvarig). Avslutade projekt inaktiveras i systemet. Personuppgifter gallras vid ansvarstidens slut, 10 år efter entreprenadens godkännande enligt AB 04/ABT 06 kap. 4 § 7. Fakturaunderlag gallras enligt bokföringslagen efter 7 år. Uppgifter i projektplattformen gallras vid garantitidens utgång (5 år). |
Vilka kan vi komma att dela informationen med?
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter i större utsträckning än vad som behövs för de ändamål som anges i tabellen ovan. Följande kategorier av mottagare kan få tillgång till uppgifterna:
- Medarbetare hos oss. Endast de medarbetare som behöver uppgifterna i sin roll, till exempel inom inköp, projektledning och ekonomi.
- Personuppgiftsbiträden. Leverantörer som levererar, driftar och underhåller våra IT-system, bland annat ekonomisystem och projektplattform. De får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.
- Revisor. Vid revision av vår verksamhet.
- Skatteverket. Vid kontroll av räkenskapsinformation.
- Myndigheter, till exempel byggnadsnämnden. Vid ansökningar, anmälningar och tillsyn i byggprojekt, samt i övrigt när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut.
- Ombud, motparter och domstol. Om det behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vi säljer aldrig dina personuppgifter och använder dem inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering. Uppgifterna behandlas som utgångspunkt inom EU/EES. Om någon av våra leverantörer behöver behandla uppgifter utanför EU/EES sker det endast om EU-kommissionen har beslutat att landet har en adekvat skyddsnivå, eller med stöd av standardavtalsklausuler. Du kan kontakta oss för att få information om vilka skyddsvillkor som tillämpas.