Integritetspolicy – kommunikation med oss, nyhetsbrev och sponsring
Din integritet är viktig för oss.
Vi behandlar dina personuppgifter med omsorg och samlar bara in det som behövs. Oavsett hur du kontaktar oss eller i vilket ärende ska du känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. I denna policy beskriver vi hur vi hanterar dina personuppgifter, varför vi gör det och vilka rättigheter du har.
För information om våra kontaktuppgifter och dina rättigheter hänvisar vi till vår huvudsida för personuppgiftshantering.
Detaljerad information om behandlingen av dina personuppgifter
I tabellen nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dina personuppgifter, hur länge vi sparar dina personuppgifter och vilken laglig grund vi har för vår behandling.
| Ändamål | Kategorier av personuppgifter | Laglig grund | Lagringstid |
| Kommunikation med dig via e-post, telefon eller sociala medier | Namn, e-postadress, telefonnummer, användarnamn på det sociala mediet, annan information du väljer att lämna till oss. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att kommunicera med dig, till exempel för att svara på frågor. | Så länge vi har en aktiv korrespondens eller ärendet hanteras. Kommentarer och kommunikation på sociala medier ligger kvar till dess att du själv väljer att ta bort dem. Innehåll som bedöms olämpligt eller stötande tas bort löpande av oss. |
| Skicka nyhetsbrev eller utskick, till exempel vid mässor eller konferenser | Namn, e-postadress, eventuellt företag och befattning. | Artikel 6.1 a GDPR – Samtycke från den registrerade. | Så länge samtycket är giltigt. Uppgifterna gallras när du avregistrerar dig från nyhetsbrevet. |
| Distribuera pressmeddelanden | Namn, e-postadress, telefonnummer, mediebolag, befattning. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att kommunicera med journalister och media samt distribuera pressmeddelanden. | Så länge mottagaren är verksam inom relevant medieområde och inte invänt mot behandlingen. Gallras regelbundet vid inaktivitet. |
| Analysera hur vår hemsida används (läs mer om kakor här) | IP-adress, enhetsinformation, webbläsare, besökta sidor, klick- och beteendedata via cookies. | Artikel 6.1 a GDPR – Samtycke via cookie-banner för analytiska cookies. | Enligt den lagringstid som anges i vår cookiepolicy. |
| Planera och genomföra event | Namn, företag, befattning, e-postadress, telefonnummer samt de kostpreferenser eller allergier du själv väljer att uppge. | Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att administrera och genomföra event. Uppgift om allergi är en uppgift om hälsa och behandlas bara om du uttryckligen samtycker till det enligt artikel 9.2 a GDPR, och endast för att anpassa förtäringen vid eventet. Du väljer själv om du vill lämna uppgiften och kan när som helst återkalla ditt samtycke. | Under eventets planering och genomförande samt skälig tid därefter för uppföljning. Därefter gallras uppgifterna. |
| Bilder och filmer i marknadsföring och dokumentation | Bild- och filmmaterial där personer kan identifieras, namn, eventuell befattning. | Artikel 6.1 a GDPR – Samtycke, när du är tydligt identifierbar på en bild eller film, till exempel i porträtt eller närbild. Artikel 6.1 b GDPR – Avtal, när vi har ingått ett modellavtal med dig. Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att marknadsföra och dokumentera vår verksamhet, när det gäller översikts- och miljöbilder där enskilda personer inte står i fokus. Vilken grund som gäller framgår av situationen när bilden tas. | Så länge materialet är relevant för marknadsföring eller dokumentation, eller tills samtycket återkallas. |
| Hantera och utvärdera sponsringsansökningar | Namn, telefonnummer, e-postadress, företag/organisation samt fritext om önskat samarbete (typ av samarbete, förening/företag, datum). | Artikel 6.1 b GDPR – Åtgärder före avtal Artikel 6.1 f GDPR – Berättigat intresse av att systematiskt hantera och utvärdera förfrågningar. | Ansökningar som inte leder till samarbete gallras när förfrågan avslutats, dock senast tolv (12) månader efter beslut. Vid ingånget samarbete sparas uppgifterna under avtalstiden och därefter sju (7) år + innevarande år enligt bokföringslagen. |
Vilka kan vi komma att dela informationen med?
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter i större utsträckning än vad som behövs för de ändamål som anges i tabellerna ovan. Följande kategorier av mottagare kan få tillgång till uppgifterna:
- Medarbetare hos oss. Endast de medarbetare som behöver uppgifterna i sin roll, till exempel inom uthyrning, fastighetsförvaltning, kundservice och ekonomi.
- Personuppgiftsbiträden. Leverantörer som levererar, driftar och underhåller våra it-system. De får endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal.
- Revisor. Vid revision av vår verksamhet.
- Skatteverket. Vid kontroll av räkenskapsinformation.
- Myndigheter. När vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag eller myndighetsbeslut, till exempel vid tillsyn av vår personuppgiftsbehandling.
- Ombud, motparter och domstol. Om det behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
- Publiceringskanaler. Sociala medier, vår webbplats, nyhetsbrev, trycksaker och andra kanaler där vi publicerar marknadsförings- och dokumentationsmaterial. Material som publiceras blir tillgängligt för allmänheten och kan komma att delas vidare av andra, vilket vi inte kan kontrollera eller återkalla.
Speciellt om sociala medier
När du interagerar med eller kontaktar oss via våra företagssidor på sociala medier kan dina personuppgifter behandlas, och vi granskar kommentarer och tar bort sådant som kan uppfattas som kränkande eller stötande. Plattformen kan profilera dig utifrån din aktivitet, det styr vi inte över. Ett besök på sociala medier innebär också att dina uppgifter överförs till tredje land utanför EU/EES.
Våra konton är offentliga det betyder att reaktioner, kommentarer och delningar syns för andra, och vi kan inte kontrollera eller radera det som skrivs i en delning. Dela därför inte känslig information på våra sidor. Vill du kommunicera direkt med oss, kontakta oss per e-post eller telefon.
Vi och plattformsleverantören är gemensamt personuppgiftsansvariga enligt artikel 26 GDPR för den besöksstatistik som plattformen tar fram om vår företagssida. Vi bestämmer tillsammans ändamålet med den behandlingen. Plattformen ansvarar ensam för hur den i övrigt behandlar dina uppgifter, till exempel för sin egen annonsering och profilering. Det väsentliga innehållet i ansvarsfördelningen framgår av de villkor som plattformen tillhandahåller för sidansvariga. Du kan vända dig både till oss och till plattformen för att utöva dina rättigheter, och du är alltid välkommen att kontakta oss via kontaktuppgifterna på vår huvudsida.